איך להימנע מטעויות בתהליכי רכש בארגון?

טעויות בתהליכי רכש בארגון יכולים להתבטא בבזבוז של כסף רב ובאובדן שעות עבודה רבות שיורדות לטמיון. לעומת זאת, כאשר מתארגנים בצורה נכונה, הדברים נראים אחרת לגמרי. כך תבצעו ניהול רכש בארגון ותימנעו מטעויות. 

בחרו תהליך רכישה שמתאים לגודל הארגון 

טעויות רבות שמתחוללות בתחום הרכש נובעות מכך שארגון קופא על שמריו כאשר הוא גודל. תהליכי רכש בארגון שמתאימים לעסק קטן יחסית לא יתאימו לארגון צומח או לארגון גדול. אם חלף זמן מאז בחנתם לעומק את תהליכי הרכש זה הזמן לבחון אותם ולוודא שהם מתאימים לצרכים הנוכחיים. 

הגדירו נהלים ברורים ומסודרים 

ארגונים שבהם מוגדרים נהלים מאוד ברורים ומדויקים הם גם אלה שבהם נעשות הרבה פחות טעויות. מומלץ לכם לבדוק עד כמה תהליכי רכש בארגון שלכם מתבססים על נהלים מסודרים ועד כמה צריך כל אחד מהעובדים "להמציא את הגלגל מחדש". נהלים מסודרים מונעים חוסר וודאות, הם מקצרים זמן אבל עדיין יכולים לעזור לארגון לחסוך כספים ולמנוע טעויות או אי הבנות. 

היעזרו בכלים ממוחשבים יעילים 

לעבוד חכם ונכון ובלי טעויות, זה אומר להיעזר בכלי עבודה נכונים. תהליכי רכש לאורך זמן אי אפשר לנהל בצורה טובה בעזרת דף ועיפרון או תוכנות שלא מיועדות לכך. תהליכי רכש בארגון שפועלים בצורה חלקה וטובה מתבססים לרוב על כלי תוכנה חכמים. והכלים הכי חכמים כיום הם כאלה שמבוססים על טכנולוגיית ענן – קראו בהרחבה על מערכת לניהול תקציב באתר CloudERP.

בין היתר, נכון לעשות שימוש בפתרונות אוטומטיים לקליטת מסמכים חדשים, להיעזר בממשק בין מערכת הרכש לבין הנהלת החשבונות והטמעת ניהול תהלכי אישורים אוטומטיים. כל הדברים הללו ביחד מאפשרים עבודה מדויקת, חכמה, נכונה, ללא טעויות. כל זה מתבצע תוך חיסכון בכסף ובזמן ועל בסיס פיקוח נכון על כל תחום הרכש בארגון.