אחד השינויים המהותיים ביותר שאנחנו יכולים לראות בתחום של מערכות מידע בכלל וניהול עסקים, ארגונים וחברות בפרט, זה כל הנושא של מערכות ERP. מערכות אשר הפכו להיות סטנדרט בשוק היום. על מנת להבין מדוע זה כך ולמה מערכת ERP הן הרבה יותר טובות ממערכות מידע קלאסיות, אנחנו נבחן תחילה מה זו מערכת ERP, כיצד היא משרתת אותנו.
מערכות ERP הן מערכות שמיועדות לתכנן את כל המשאבים של הארגון. מדובר במערכות מידע שמספקות לנו מגוון רחב של נתונים על כל מה שקורה בארגון מכל זווית אפשרית. יש למערכת אפשרות לשמור ולעבד נתונים על משאבי אנוש, כספים, שיווק, תפעול, מלאי ועוד. כל פרט קטן, כל דבר קטן שקיים בארגון, מתאים בצורה כזו או אחרת למערכת ונמצא בתוכה. כך למעשה, אנחנו יוצר מאגר נתונים, בסיס מידע אחד, מאוחד, בו נמצאים כל הנתונים שאנחנו צריכים.
אם אנחנו רוצים לבצע השוואות, להבין מגמות, להפיק דוחות או כל דבר אחר, אנחנו משתמשים בממשק שעומד לרשותנו ודרכו אנחנו עובדים. מדובר על מערכת שיכולה לעבוד על מספר מחשבים בו זמנית כמובן, כיום בזכות שירותי ענן היא יכולה לעבוד גם על מחשבים שנמצאים מחוץ לעסק פיזית וכן אנחנו יכולים לגבות את כל הנתונים שאנחנו צריכים בצורה פשוטה.
מדוע הגישה הזאת עדיפה על גישות קלאסיות? מסיבה פשוטה, הגישות הקלאסיות לא איחדו את כל הנתונים, אלא היינו צריכים להשתמש במספר מערכות על מנת שנוכל להפיק את התועלת הרצויה לנו. בשביל לבצע השוואה בין נתונים או בשביל להפיק דו"חות היינו צריכים לעבוד עם כמה מערכות במקביל, ואז לבצע את ההשוואה ידנית או להעביר הכל לתוכנה חיצונית שתבצע את התהליך. זה יצר סרבול, לקח הרבה זמן, אך יותר גרוע מהכל, זה יצר מצב שלא היה סטנדרט אחד לנתונים ולא פעם איבדנו אותם בדרך.
מערכת ERP מתגברת על כל הבעיות הנ"ל ומאפשרת לנו ליהנות מהיכולת לנהל את כל הנתונים במערכת אחת, על כל המשתמע מכך.